E-Defter Nedir? Kimler İçin Zorunlu? 2025 Rehber

E-Defter Nedir?

E-Defter, kağıt ortamında tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve defter-i kebirin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, saklanması ve ibraz edilmesini sağlayan dijital bir sistemdir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre hazırlanır ve mali mühür ya da e-imza ile onaylanır.

E-Defter'in Avantajları Nelerdir?

1. Noter tasdiki gibi işlemler gerektirmez, zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.
2. Dijital arşivleme ile belge kaybı riski ortadan kalkar.
3. Denetim süreçlerinde kolaylık ve şeffaflık sağlar.
4. Hataların dijital kontrolü ile muhasebe süreçlerinde güvenlik artar.

E-Defter Zorunluluğu Kimleri Kapsar?

2025 yılı itibarıyla e-Fatura ve e-Arşiv sistemine geçen birçok işletme için e-Defter uygulaması da zorunlu hale gelmiştir. Özellikle:

• Brüt satış hasılatı belirli bir tutarın üzerinde olanlar,
• Enerji, akaryakıt, maden, e-ticaret, otomotiv gibi sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler,
• Gönüllü olarak e-Fatura sistemine geçen mükellefler,

e-Defter tutmakla yükümlüdür.

E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

1. GİB Portalına Giriş: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın edefter.gov.tr adresinden başvuru yapılır.
2. Mali Mühür/E-İmza Temini: Başvuru öncesi mali mühür ya da e-imza alınması gereklidir.
3. Uyumlu Yazılım Kullanımı: E-Defter oluşturmak ve saklamak için GİB tarafından onaylı yazılımlar kullanılmalıdır.

E-Defter Kullanımı Zorunlu mu?

Kanuni sınırları aşan firmalar ve bazı sektörler için e-Defter kullanımı zorunludur. Ciro ve faaliyet alanı esas alınarak belirlenir. Diğer işletmeler ise gönüllü olarak geçiş yapabilir.

Şirket Kurma Süreci, Gerekli Bilgi ve Belgeler

Kurulum süreci, seçtiğiniz şirket türüne göre değişkenlik gösterir. Şahıs şirketi aynı gün kurulabilirken, limited veya anonim şirketlerde işlem süresi birkaç gün sürebilir.

Şahıs Şirketi Kurmak İçin Gerekli Belgeler:

• Kimlik belgesi
• İkametgah
• Noter onaylı imza beyannamesi

Genç Girişimci Vergi İndirimi (18-29 Yaş)

İlk defa şirket açacak gençler için 2025 yılında da geçerli olan Genç Girişimci Desteği, önemli bir avantaj sunuyor. 18-29 yaş aralığında olan girişimciler şahıs şirketi kurduğunda, bazı vergilerden muaf tutulur.

Destek Kapsamı:

• 3 yıl boyunca gelir vergisi muafiyeti (yıllık 330.000 TL’ye kadar)
• 1 yıl boyunca Bağ-Kur primi Hazine tarafından karşılanır
• Hızlı vergi levhası alımı ve işlemlerde kolaylık

Bu destekten faydalanmak için şahıs şirketinin ilk kez açılıyor olması ve girişimcinin daha önce başka bir faaliyette bulunmamış olması gerekir. Baroya yeni kayıt yaptıran genç avukatlar için oldukça cazip bir fırsattır.

Limited Şirket Kurmak İçin Gerekli Belgeler:

• Başvuru dilekçesi
• Tüm ortaklar için imza beyannamesi
• Kuruluş bildirim formu
• Oda kayıt beyannamesi
• Şirket Ana sözleşmesi
• Kira kontratı veya Tapu Fotokopisi
• İkametgah belgesi
• Ortakların nüfus cüzdanı örnekleri
• Ticaret Sicil Odası Kaydı
• Vergi Dairesi Kaydı

Anonim Şirket Kurmak İçin Gerekli Belgeler:

• Başvuru dilekçesi
• Tüm ortaklar için imza beyannamesi
• Oda kayıt beyannamesi
• Şirket Ana sözleşme onayı
• Kira kontratı veya Tapu Fotokopisi
• Tüm ortakların nüfus cüzdanı örnekleri
• Sermayenin yatırıldığını gösteren dekont
• Ticaret Sicil Odası Kaydı
• Vergi Dairesi Kaydı

Şahıs, Limited ve Anonim Şirket Şirket Kuruluş Masrafları

• Mali Müşavir Kuruluş Ücreti: 15.000 TL
  (e-Hizmet'te ücretsiz)
• Ticaret Sicil Kaydı: 13.000 TL
• Noter İmza Beyannamesi: 1.500 TL
• Kuruluş Vekaletnamesi: 1.250 TL – 2.000 TL
• Muhasebeci Vekaletnamesi: 1.250 TL – 2.000 TL

Not: Yazar kasa ve SGK açılışı gerekiyorsa ek maliyet doğar.

Vergi Türleri

• KDV Beyannamesi
• Aylık veya Üç Aylık Muhtasar Beyanname
• Geçici Vergi Beyannamesi
• Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi

Şahıs, Limited ve Anonim Şirket Aylık Maliyeti (2025)

• KDV: 443,47 TL
• Muhtasar (Stopaj): 526,06 TL
• Geçici Vergi: 691,15 TL
• 4/b Bağkur: 7.735,98 TL

• Vergi ödemeleri, sabit beyannamelerin damga vergi ödemeleridir.
• Muhtasar vergi, çalışan yoksa 3 ayda bir ödenir.
• 4/a sigortalı çalışanlar 4/b Bağkur ödemez.
• Muhasebe ücreti firmaya göre değişiklik gösterdiğinden belirtilmemiştir.

Vergiden Düşülebilen Giderler

• Ofis harcamaları
• Ulaşım giderleri
• İşyeri faturaları ve online ödemeler
• Kargo ve posta giderleri
• Temsil ve ağırlama
• Kira gideri
• Elektrik, su, doğalgaz, internet (sanal ofis değilse)
• Demirbaşlar (bilgisayar, telefon, mobilya vb.)
• Alınan dış hizmetler
• Ticaret odası kuruluş ve aidat giderleri
• Şirket adına yapılan tüm harcama ve giderler